La nueva realidad ha planteado para las oficinas del mundo retos muy importantes tanto en la adecuación de los espacios, como en los nuevos protocolos de bioseguridad y en procesos de comunicación y adaptación de todos los colaboradores.

La planeación del regreso a las oficinas requiere un enfoque integral que considere los distintos aspectos normativos sobre medidas sanitarias y, a la par, los ajustes a lineamientos y procesos de trabajo.

Contar con un programa siguiendo los protocolos del Gobierno, las recomendaciones de la OMS y las políticas de cada compañía, es indispensable para minimizar los factores que pueden generar la transmisión de la enfermedad que han incluido la capacitación de todos los empleados según los protocolos establecidos para que estén familiarizados con ellos y la adopción de nuevos formatos y acciones y de esta forma sea muy sencillo llevarlos a cabo.

Así mismo, en el tema de las adecuaciones en las oficinas, se tiene que respetar la distancia social, donde se asegure el regreso seguro de los empleados. Por otro lado las instalaciones de trabajo tendrán que contar con estaciones de gel antibacterial en puntos de alto tráfico, señalización acorde al espacio de trabajo donde se establezcan los sentidos en que las personas deben desplazarse y análisis del flujo de aire acondicionado a la oficina para mantenerlo constante, entre otras.

Poner ante todo la seguridad y la experiencia del talento, considerando las circunstancias individuales, pues existen miedos legítimos al contagio, más aún en personas con padecimiento o decesos en su familia por COVID-19. Brindar seguridad psicológica es clave, reforzando la comunicación y capacitación en cuanto a medidas y protocolos de atención y apoyo tanto para el personal como para sus familias, lo cual, en caso de contagio, debe ser una prioridad en el regreso a las operaciones en instalaciones físicas.

 

Pasos secuenciales desde lo físico hasta el equipo humano

Las acciones que llevan a cabo las organizaciones reflejan sus valores en todo momento. Algunos procesos para mantener la seguridad de todos los integrantes de la empresa son:

  • Disponer el edificio donde es necesario tener claros los planes de limpieza, inspecciones necesarias previas a la ocupación y controles de los sistemas del edificio.
  • Comunicación sobre la definición de quiénes regresarán gradualmente a las oficinas y cómo se estructurarán los turnos para uso de instalaciones.
  • Preparar el lugar de trabajo cuyo objetivo es crear un espacio de trabajo seguro y saludable.
  • Entender y alinear las expectativas del talento, los proveedores y los socios de negocio permite definir las nuevas reglas de operación, las métricas, los procesos e incluso adaptar las políticas que permitirán respetar las medidas sanitarias y de protección.
  • Los servicios que una persona requiriera en su regreso o aun trabajando a distancia deberán ser ágiles y expeditos
  • Control de acceso a todas las personas en materia de salud, y en lugares cruciales como recepción de edificios, lobbies y recepciones en cada planta o ascensores.
  • Plan de distanciamiento social
  • Reducir los puntos de contacto, vigilando lograr escritorios limpios, un plan de alimentos, y ciclos de limpieza estrictos.

Todas las adecuaciones dependerán de las políticas de cada una de las empresas, pero siguiendo los protocolos mínimos de seguridad que establezca el Gobierno, aunque lo mínimo que se debe hacer es tener la señalización y el distanciamiento.

 

¿Cómo se manejarán los nuevos protocolos?

Los protocolos se definirán según el tipo de empresa, pero los básicos incluirán el de los de regreso a las oficinas cuando hayan quedado un tiempo vacía.

Allí se pueden incluir líderes de equipo COVID, que son los que verifican que se estén cumpliendo los protocolos; los responsables de seguridad e higiene que se encargan de asesorar sobre el uso adecuado de los EPP, capacitaciones y control de inventarios; responsables de cuarentena y empleados de entregas, entre otros.

 

El regreso a actividades da a las organizaciones la oportunidad de demostrar su capacidad de adaptación y resiliencia, así como de hacer patentes sus valores corporativos. Cuidar al talento es una obligación, y, al mismo tiempo, aumenta su compromiso y disposición a ayudar a la empresa a salir adelante en esta crisis sanitaria y económica. La transparencia, la empatía y el trato humano que se dé a las decisiones, la planeación y la implementación de medidas sanitarias son diferenciadores clave en la nueva normalidad.